Avainsanat
David Allen, Kerralla valmista, pitäisi, tehtävät, tekemättömiä töitä, unelmat, unelmointi
Tuntuuko, että pää on täynnä ”sälää”? Tekemättömiä töitä, joita ei edes kaikkia muista? Ideoita, joita voisi toteuttaa, mutta ei ehdi? Pitäsi lähettää kortti tädille 70-vuotispäivän kunniaksi, hankkia uusi auto, maalata eteisen seinät, varata hammaslääkäri, soittaa ystävälle, ostaa kuivahiivaa, järjestää liinavaatekaappi, osallistua yhteiskunnalliseen keskusteluun, pitää sapattivuosi. Ja tämä on vain omassa henkilökohtaisessa elämässä. Puhumattakaan niistä asioista, jotka työssäkäyvän pitää muista. Yrittäjällä muistettavien tehtävien lista lienee kaikken laajin. Tehtävät ovat erikokoisia, eri asioihin liittyviä ja vellovat päässä ei-niin-suloisena sekamelskana. Kuulostaako tutulta?
Luin David Allenin Kerralla valmista-kirjan ja sen inspiroimana päädyin pariin tehtävään, joita jokainen voi kokeilla. Antakaa palautetta, toimiiko. Puoli tunti/osio riittää, mutta enemmänkin saat käyttää.
1. Kirjoita lista kaikista tehtävistä, jotka mielessäsi pyörivät. Asia voi olla iso tai pieni, tehtävä tunnin sisällä tai ensi vuonna. Kirjaa kaikki tajunnanvirtamaisesti. Eräs tuttavani nimesi tämän ”aivo-oksennukseksi”. Sana ei ole kaunis, mutta kertoo tehtävän luonteesta ja tarkoituksesta, saada pää tyhjäksi.
2. Kun lista on valmis, jaottele tehtävät neljään kategoriaan esim.:
– tänään tai tällä viikolla tehtävät
– 2 kuukauden kuluessa tehtävät
– tänä vuonna tehtävät
– ehkä/joskus tehtävät
Jo pelkkä tehtävien listaaminen helpottaa kuormaa. Asiat selkenevät ja saavat mittasuhteet.
3. Seuraavaksi listaa unelmasi, joko niin että ne ovat ratkaisuja tehtäviin liittyen tai mikä vielä parempaa, ihan kaikkeen liittyen. Miten haluaisit elämäsi elää? Millainen olisi unelmatyöpaikkasi? Jos saisit päättää kaikista asioista, millainen päiväsi olisi? Jos koet, ettet uskalla päästää mielikuvitustasi valloilleen, mieti syytä. Mikä estää unelmoimasta? Mitä voit menettää unelmoimalla? Mitä voisit saavuttaa unelmoimalla? Edesmennyt isäpuoleni tapasi sanoa, että pilvilinnoja on hyvä rakentaa, kun tarpeet ovat ilmaisia. Eli mitään ei menetä, jos pilvilinna romahtaa. Ja voittaa voi paljon, jos siitä tulee todellisuutta. Rohkeasti vaan!
Lopuksi voit vertailla tehtävä- ja unelmalistaa keskenään. Mitkä tehtävistä edistävät unelmiesi toteutumista? Mistä ei ole hyötyä niiden saavuttamisessa? Mitkä tehtävät ovat oikeasti tärkeitä? Voisiko jotain jättää kokonaan tekemättä ilman että maailma kaatuu? Kun korjattu lista on valmis, ryhdy tekemään tehtäviä. Älä siirrä huomiseksi mitään, minkä voit tehdä tänään!
Ordinare 
Lueskelen tässä vanhoja juttuja uudestaan.
Olen jo aiemmin seurannut (joskaan en tiukasti) David Allenin metodia, joka monella foorumilla lyhennetään kirjan englanninkielisen nimen mukaan GTD:ksi. Olin kuullut siitä niin paljon suitsutusta, että suomennoksen ilmestyessä markkinoille tilasin välittömästi.
Olen viime aikoina havainnut omassa käytössäni seuraavaa: asian lisäämiselle ajankohtaisten tehtävien joukkoon pitää olla yllättävän kova kynnys! Muuten se pitenee holtittomasti, eikä sitä edes halua katsoa. Ehkä/joskus-lista sen sijaan saa olla pitkäkin. Priorisointi tehdään siis paljolti näiden kahden listan välillä.
Ehkä/joskus-lista auttaa osaltaan pitämään ajankohtaisten listan kurissa, kun tietää ettei pääse asioita kokonaan unohtamaan. Jos on aikaa ja huvitusta, saatan kyllä sitten sieltä ehkä/joskus-listalta tehdä asioita suoraankin (etenkin sisustuksen osalta), enkä vain siirtää ajankohtaisiin. Minulla nuo 2kk tai vuoden kuluessa tehtävät ovat ehkä/joskus-listalla, deadlinella varustettuna.
GTD:n tapa hyödyntää kategorioita muuten toimii. Kotona, töissä, puhelimessa, netissä, kaupungilla, entiselle asuinpaikkakunnalle reissatessa… ja tietysti oma listansa on myös odotettavilla (esim. kenelle on lainannut tavaraa). Muutenkin olen todennut GTD:ssä olevan monia erittäin hyviä periaatteita. Systeemi on realistinen ihmisen luontaisten toimintamekanismien suhteen. Toki sen soveltuminen palkkatyöhön riippuu sitten työn luonteesta.
Niin ja… tuo kolmas tehtävä. Sekin tehoaa. Tietenkin.
Mitä tulee näihin tehtäviin: ”Aivo-oksennus” on olennainen tapa vähentää stressiä.
Päivitysilmoitus: Miten etäjärjestät pääkoppasi – neljän kohdan ohjelma | Tavararemontti - järjestämisen ammattilaiset